Vivir la vida día a día es algo indispensable para muchos. No tener que pensar en el mañana y actuar tal y como se presente la oportunidad está muy bien en determinadas circunstancias y momentos. Improvisar y vivir el momento. Cuando se tiene un negocio, eso no es posible. Hay que hacer planes de futuro, pensar en la viabilidad y tener en cuenta que pueden surgir imprevistos. Si el plan de negocio es indispensable para emprender y abrir una empresa, sea de la índole que sea, el plan de continuidad se torna, por igual, indispensable y necesario.
Ahora bien, de qué va este asunto es algo que no todo el mundo sabe. Ni siquiera los emprendedores han contado con ello hasta que no ha llegado el momento. Sin embargo, desde aquí sabemos que es algo importante y hemos decidido hablar sobre ello.
Mantener y sujetar la puede resultar complicado. Sobre todo, si tenemos en cuenta los continuos cambios en la sociedad, las finanzas y el panorama político con el que vivimos día a día. A pesar de que el objetivo de un empresario o emprendedor no es otro que mantener activo el negocio, a veces se producen situaciones que se escapan a nuestras manos: desastres naturales, situaciones culturales o problemas técnicos hacen que se vea limitada la capacidad de acción de las empresas en determinados momentos.
Esto no quiere decir ni mucho menos que las empresas no puedan prepararse para afrontar ese tipo de eventualidades. Al contrario, resulta de lo más interesante y conveniente contar con un buen plan de acción para que la empresa pueda responder adecuadamente en el caso de que se produzcan cierto tipo de situaciones.
Contar con un buen plan de continuidad de negocio resulta tan importante como contar con un buen plan de negocio para empezar con él. Veamos cómo se puede crear y qué medios son necesarios para proteger a las personas, los recursos y el futuro del negocio.
Esto es un plan de continuidad.
Este tipo de planes es algo bastante reciente que antes solo realizaban empresas de considerable calibre. Como nos han explicado desde Omega 2001 Servicios Informáticos Profesionales, especializados en implantar y gestionar la continuidad de un negocio, además de proporcionar soporte y soluciones informáticas, un plan de continuidad de un negocio es un conjunto de prácticas establecidas por una empresa para poder mantenerse operativa en el caso de que se produzca una situación de contingencia o un periodo de suspensión. Este tipo de plan tiene la finalidad de recuperar la capacidad de la empresa, asegurando que se cumplan los estándares previos una vez finaliza la interrupción de la actividad.
Los planes de continuidad pueden tener forma de documentos logísticos o mapas de ruta que ejercen como una guía para la coordinación de los esfuerzos del equipo y delegar las responsabilidades a la hora de cumplir los objetivos de reactivación productiva, comercial y de operaciones. Se dividen por lo general en etapas o fases.
El principal objetivo de los planes de continuidad de negocio es dar continuidad a un proyecto empresarial. Sobre lo que significa hacer uno y cómo hacerlo, es sobre lo que vamos a hablar a continuación.
Como decimos, un plan de continuidad se desarrolla con la finalidad de ayudar a que una empresa pueda reiniciar su actividad en el mismo punto en el que se quedó. Algunas cosas cambiarán o tendrán que mejorarse, pero el objetivo principal es retomar el ritmo y dar continuidad a los proyectos que quedaron inconclusos.
Al reiniciar las operaciones después de un periodo de inactividad, suele ser indispensable que se optimicen las actividades para no perder más tiempo del que se ha perdido. Esto requiere una buena organización y planificación logística que facilite empezar con el mayor número de actividades y las pautas de acción previamente definidas.
Otro de los objetivos de este tipo de plan consiste en establecer las acciones que son necesarias realizar para mantener la operativa de la empresa, incluso cuando está inactiva. Lo que quiere decir que deben considerarse los requisitos necesarios para que el negocio siga existiendo hasta que se pueda retomar la actividad, ya sea que se haga mediante el aseguramiento de las instalaciones o el mantenimiento de la base de datos, a lo largo del tiempo que dure la suspensión de la actividad.
Por último, los planes de continuidad tienen la finalidad de garantizar que no se van a correr riesgos mientras se produce la reactivación de las operaciones. Teniendo en consideración de forma reflexiva y consciente de los retos que supone dar continuidad al negocio, resulta más sencillo y fácil estar listo para evitar riesgos y tener mayor certeza sobre las acciones que hay que implementar.
Las fases del plan
Cada plan de continuidad que se elabora es diferente debido a que una misma estrategia de reactivación o mantenimiento puede no ser adecuada para cualquier tipo de giro o problema que surja en una empresa o para cada tipo y tamaño de compañía. Sin embargo, tanto a nivel de ejecución como en su desarrollo existen algunas fases a seguir.
Principalmente, hay que hacer una correcta evaluación de los riesgos. Esta primera fase del plan consiste en evaluar la situación actual. En este punto, el objetivo no se basa en conocer los recursos disponibles; se trata de cómo pueden afectar ciertas circunstancias a la continuidad y de qué modo puede reaccionar la organización. En la planificación resulta imprescindible establecer las causas posibles que pueden conllevar la suspensión, los riesgos que derivan de su reactivación y los retos que habrá que superar para poder actuar ante las circunstancias que se produzcan.
Lo siguiente que se debe hacer es definir las estrategias. Se tiene que llevar a cabo un análisis de los medios disponibles para enfrentarse a las posibles y diferentes situaciones de resto. Concretamente, hay que prestar atención a los recursos humanos, las tecnologías y las herramientas con las que se cuenta para reactivar o mantener la actividad. En esta fase hay que tomar conciencia del estado real de la empresa: recursos disponibles, capacidad logística y administrativa.
Llegamos a la fase en la que se planifican los pasos a seguir. Aquí se definen las pautas para implementar las estrategias concretas de respuesta ante la suspensión de la actividad empresarial. De manera que hay que estipular las acciones en base a lo que se conoce en las fases anteriores. Es decir, aplicar los recursos necesarios para poder dar continuidad al negocio. En esta fase del desarrollo del plan, conviene elaborar un documento que sirva como guía de acción.
En última instancia, hay que probar el plan. Un plan solo es efectivo si se puede implementar para afrontar aquellas situaciones que ponen en riesgo la operatividad del negocio. Por lo que es imprescindible ponerlo a prueba con ejercicios de ejecución o realizando simulaciones de situaciones reales.
Estas cuatro fases implican diferentes pasos, actores y herramientas:
- Estimación de riesgos. Con este paso se conocen las situaciones más probables que pueden afectar a la empresa, en cuáles puede producir mayor gravedad y las áreas que sentirán más los efectos negativos. Hay que tener en cuenta la probabilidad de que ocurra y el nivel de impacto.
- Identificación de recursos. Tener en cuenta la disponibilidad de recursos como el personal y los recursos humanos, la tecnología y los sistemas informáticos, la base de datos y los sistemas de respaldo, la infraestructura y conexiones de emergencia y los seguros y recursos disponibles.
- Definición de la estrategia reactiva. El paso más importante de todo el plan consiste en los pasos a cumplir para garantizar la continuidad de la operativa o la reactivación de las actividades.
- Delegación de la responsabilidad dentro del equipo de trabajo. Esto depende del personal, su cualificación y el tipo de situación.
- Poner a prueba la estrategia. Con este paso se evalúa si el plan cumple con las necesidades reales de activación. La mejor manera de hacerlo es realizando simulaciones que pongan a prueba la estrategia y la ejecución.
- Redactar un documento. Una vez que se hayan realizado las pruebas con las estrategias previstas y se haya optimizado el plan de acción, hay que elaborar un documento en el que se especifiquen las condiciones, las pautas y las actividades a tener en cuenta cuando se presente la contingencia. Será la guía para todo aquel que forme parte de la empresa.
- Comunicar el plan. El último paso es hacer que todo el personal conozca los posibles riesgos a los que puede estar sometido el negocio y la manera de reaccionar ante determinadas situaciones.
Siguiendo estos pasos y trabajando en el plan de continuidad como es debido, es más fácil superar las situaciones que ponen en riesgo los negocios y empresas. No contar con un plan de continuidad puede suponer un riesgo que implica la toma de decisiones improvisadas en un momento crítico, con las correspondientes consecuencias. La interrupción de las operaciones puede ser prolongada y la recuperación puede llevar más tiempo con la consiguiente pérdida de ingresos y oportunidades y el daño reputacional.
En conclusión, los planes a menudo vienen bien, sea de empresa, de continuidad o de vida.
